Mensa Abrechnung: Diese Modelle gibt es

Die Bestellung des Schulessens ist der Einsteig in den Verpflegungsprozess. Die größere Herausforderung ist die Abrechnung. Wer hat gegessen? Wer hat bezahlt? Welche Beträge sind offen und von wem zu zahlen? Wurden Zuschüsse aus Bildung und Teilhabe berücksichtigt? Wir stellen Ihnen die Vor- und Nachteile der jeweiligen Abrechnungsmodelle vor, sodass Sie die beste Wahl für Ihre Schule, Kita oder Mensa treffen können.

Warum ist die Abrechnung komplex?

Bei der Abrechnung der Gemeinschaftsverpflegung sind viele Aktuere beteiligt. Diese weiteren Besonderheiten müssen berücksichtigt werden:

• Unterschiedliche Caterer- und Trägermodelle
• Individuelle Preise (insbesondere bei Allergiemenüs, Veggiemenüs)
• Unterschiedliche Essenstage/Frequenz
• Zuschüsse von Gemeinden und sozialen Trägern
• Offene Zahlungen und rückwirkend geltende Änderungen

Modell 1: Barzahlung vor Ort

Die vermeintlich einfachste Variante der Abrechnung - Bargeld - geht mit vielen regulatorischen Anforderungen einher. Je mehr Essensteilnehmer Sie haben, desto größer das Verlustrisiko. Der menschliche Faktor sorgt zudem dafür, dass Fehlbuchungen unvermeidbar sind und die Ausgabe der Essen verzögert wird.

Bargeld ist im Kontext von Bildungseinrichtungen, insbesondere bei Kindergärten und Schulen, nicht oder nur bedingt geeignet. In den meisten Fällen erfolgt die Abrechnung mit dem Essensanbieter auf monatlicher Basis, die Bargeldzahlung jedoch täglich. Dadurch entsteht beim Träger die Pflicht, das Geld entsprechend zu verwahren.

• Vollkommen analog

• Schwierige Skalierung
• Ungeeignet im Kontext Kinder/Bildung
• Großer manueller Overhead

Modell 2: Bargeldlos - Zahlung auf Rechnung (Überweisung oder Lastschrift)

Das Postpaid-Abrechnung ist eine simple Art der bargeldlosen Abrechnung. Dabei werden alle Bestellungen in Rechnung zusammengefasst. Diese wird wöchentlich oder monatlich erstellt und ist erst dann zur Zahlung fällig.

Ein klarer Vorteil ist hier die Einfachheit und Transparenz. Dieses Verfahren ist für Eltern sehr gut verständlich. Es lässt sich zudem über das Lastschrifteinzugsverfahren automatisieren, sodass weder beim Träger noch bei den Eltern ein Aufwand entsteht. Da nur der offene Betrag angewiesen wird, lassen sich offene Posten und Zahlungseingänge leicht und automatisiert abgleichen.

Die Vorteile der Zahlung auf Rechnung bringen jedoch gleichzeitig einige Nachteile mit sich. Diese müssen je nach Kontext evaluiert werden und können zum gänzlichen Ausschluss dieser Abrechnungsart führen. Wenn Sie auf Liquidität angewiesen sind, als Caterer für den Wareneinkauf oder als Träger für die Caterer-Rechnung, stellt sich ein neues Problem (Kapitalbeschaffung) dadurch ein.

Der größte Minuspunkt ist hierbei die Unsicherheit der Zahlung. Sie benötigen ein Mahnwesen bzw. einen Prozess, um mit Kunden umzugehen, die nicht (fristgemäß) der Forderung nachkommen. Lastschriften lassen sich zudem bis zu 8 Wochen später widerrufen, sodass ein bereits bezahlter Betrag von der Bank zurückgebucht werden kann.

• Einfache Umsetzung
• Klar verständlich

• Mangelnde Liquidität
• Mahnwesen notwendig

Modell 3: Guthabenmodell

Die Prepaid-Abrechnung stellt sowohl für die Eltern als auch für den Essensanbieter den besten Kompromiss dar. Dabei laden Eltern Guthaben auf und gebuchte Essen werden vom Guthaben abgezogen. Nicht genutztes Guthaben wird bei Löschung des Profils wieder erstattet.

Für die Essenteilnehmer ist jederzeit klar und auch online einsehbar, wie die Kosten und deren Höhe sich zusammensetzt. Dabei kann der erlöste Teil des Guthabens untermonatig bereits vom Essensanbieter genutzt werden, um den Wareneinsatz und alle anderen Kosten abzudecken.

Das Guthabenmodell ist die komplexeste aber auch gleichzeitig mächtisge von allen Varianten. Es lässt sich nur mit den richtigen Tools umsetzen, wobei eine Software benötigt wird, die ein Guthabenkonto (oder mehrere) je Essensteilnehmer digital verwaltet. Im Gegenzug ist die Skalierung des Modells auf viele hunderte oder Tausende Essensteilnehmer ohne Mehraufwand realisierbar.

Die Verwaltung der Elterngelder unterliegt zudem regulatorischen Anforderungen, die strikt einzuhalten sind. Wir bei Onbeo legen hohen Wert darauf, dieses Modell mit Ihnen korrekt umzusetzen und unterstützen Sie dabei mit klar definierten Prozessen, Vertragsvorlagen und Grenzen.

• Liquidität gesichert
• Fair und Transparent für Eltern
• Einfache Skalierung

• Strenge Regulation

Unser Fazit

Die Abrechnung mit Bargeld ist nur in Ausnahmesituationen eine sinnvolle Option. Deutlich besser geeignet sind die bargeldlosen Abrechnungsarten. Auch wenn Sie grundsätzlich Kunden mit einer guten Zahlungsmoral haben, empfehlen wir die Nutzung eines Guthabensystems, da sich hierdurch der Aufwand auf Ihrer Seite deutlich reduziert. Wir bieten Ihnen passende Werkzeuge, um das Guthaben zu organisieren und entweder auf Ihrem Bankkonto zu verwalten oder die gesamte Abrechnung an Onbeo abzugeben.