Mittagessen in OGTS abrechnen

Vorteile für Einrichtungen

Transparent und digital

Sie hinterlegen einmalig, z.B. zum Schuljahresanfang, die Stammdaten und wählen die Betreuungstage aus. Die Abrechnung erfolgt entweder mit einer monatlichen Pauschale oder nach Tagessatz und Anzahl der besuchten Tage. Sie entscheiden, ob Sie mit Guthaben (Prepaid) oder per Lastschrift (Postpaid) abrechnen. Zusätzlich zum Mittagessen können Sie weitere Kosten, z.B. Betreuungsgebühren, abwickeln.

Kommunikation mit dem Caterer

Bestellung und Ausgabe

Anhand der hinterlegten Schülerinnen und Schüler lösen wir eine bedarfsgerechte automatische Bestellung bei Ihrem Caterer aus. Die Bestellung berücksichtigt die individuelle Bestellfrist des Caterers, z.B. am Ausgabetag, 1 Tag vorher oder Freitag der Vorwoche. Zusätzliche Anforderungen, wie allergikerfreundliche Menüs (Laktosefrei, Glutenfrei, etc.) sowie vegetarische Essen, werden selbstverständlich ebenfalls übertragen.

Auf einen Blick

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Besonderheiten der offenen Ganztagsschule

Die Abrechnung der Essen mit dem Caterer oder dem Träger stellt Sie vor neue Herausforderungen. Bei längerer Betreuung ist Mittagessen verpflichtend, aber nicht in den OGTS-Förderung enthalten, bei Kurzgruppen gibt es wiederum keine Pflicht. Den Eltern ist häufig nicht bewusst, dass Mittagessen, im Gegensatz zur staatlich geförderten OGTS, separat zu zahlen ist.

Pauschale Abrechnung der Mittagessen

Eine Monatspauschale ist die einfachste Abrechnungsart, da sie sowohl für den Träger als auch den Essensanbieter mit wenig Aufwand verbunden ist. Der Festpreis ist gleichzeitig einer der größten Nachteile der Pauschalabrechnung. Bei Krankheit, Urlaub oder früherem Abholen muss trotzdem der volle Betrag von den Eltern bezahlt werden. Das sorgt für Konfliktpotenzial und Unzufriedenheit. Die Essen, die vom Caterer geliefert werden, landen im Müll.

Pauschale Abrechnung nach Betreuungstagen

Am Schuljahresanfang werden fixe Tage festgelegt. Die Anzahl der Tage entscheidet über die Höhe der Pauschale. Diese Art der Abrechnung ist flexibler als die Monatspauschale, da sie den tatsächlichen Bedarf besser abbildet. Sie ist jedoch mit deutlich mehr Verwaltungsaufwand verbunden, insbesondere wenn sich die Betreuungstage innerhalb des Jahres ändern.

Die Lösung: Mit Onbeo fair und flexibel

Mit unserem System werden nur die tatsächlich genutzten Tage abgerechnet. Eltern können Abmeldungen bei Krankheit oder Abwesenheit hinterlegen und aus verschiedenen Gerichten wählen. Die überflüssigen Essen werden beim Caterer erst gar nicht zubereitet und müssen somit nicht weggeschmissen werden. Das spart nicht nur Kosten, sondern schont die Umwelt.

Kontakt aufnehmen

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wer übernimmt den Betrieb, Sicherungen und Aktualisierungen?

Bei unserer Lösung handelt es sich um eine SaaS (Software as a Service). Die Bereitstellung inkl. Wartung und Sicherung übernehmen wir. Sie erhalten einen Zugang zur Software und eine garantierte Verfügbarkeit von 99,99%. Eine eigene IT oder In-House-Expertise benötigen Sie nicht.

Welche zusätzliche Hardware wird benötigt?

Sie benötigen keine Kassensysteme oder spezielle Geräte. Unsere App funktioniert auf nahezu allen (modernen) browserfähigen Endgeräten. Dazu gehören Smartphones, Tablets, Laptops, PCs und Smart-TVs.

Welche Möglichkeiten der Identifizierung bei der Essens-Ausgabe gibt es?

Neben der täglichen Namensliste können sich die Schüler über ein QR-Code System oder über Chips/Chipkarten identifizieren. Sollten Sie bereits Chips oder andere Hardware haben, prüfen wir gern, ob wir diese in unser System integrieren können.

Ist trotz automatischer Bestellung eine Menüauswahl möglich?

Wenn Sie mehrere Menüs haben, kann vor Ablauf der Bestellfrist selbstverständlich das Wunschmenü gewählt werden. Sollte keine Auswahl stattfinden, bestellt das System selbstständig das erste verfügbare Menü.

Wie stelle ich Liquidität sicher?

Die Abrechnung über Lastschrift führt zu Rückläufern und Zahlungserinnerungen mit viel Aufwand und Konfliktpotenzial? Wechseln Sie auf eine guthabenbasierte (Prepaid) Abrechnung. Der Einzug der Zahlungen kann weiterhin per Lastschrift oder Dauerauftrag erfolgen, die Bestellung wird jedoch nur bei ausreichendem Guthaben ausgelöst. Für Eltern gibt es mehrere Zahlungserinnerungen bei niedrigem Guthabenstand.

Gibt es eine Bereitstellungsgebühr?

Nein - wir verzichten auf Installationsgebühren oder sonstige Einmalkosten. Sollten Sie optionale Zusatzleistungen wie eine Datenübernahme von einem anderen System wünschen, erstellen wir Ihnen dafür ein Angebot.

Mittagessen und Betreuung in der OGTS digital erfassen & abrechnen