Bildung und Teilhabe: Das müssen Caterer und Träger beachten

Das Bildungs- und Teilhabepaket ermöglicht Kindern und Jugendlichen die Teilnahme am gemeinschaftlichen Mittagessen. Dabei erfolgt die Abrechnung der Essen mit dem Amt und nicht mit den Eltern. Für den Anbieter der Gemeinschaftsverpflegung, Träger oder Caterer, entsteht dabei zusätzlicher Aufwand für die Organisation und das Management der Liquidität.

Welche Herausforderungen gibt es bei Bildung und Teilhabe?

Leistungen für Bildung und Teilhabe sind unverzichtbar, um allen Kindern die Teilnahme am gemeinsamen Essen zu ermöglichen. Sie fördern die Inklusion und die soziale Teilhabe, weshalb jedes (gute) Abrechnungssystem Werkzeuge für den Umgang mit BuT bereitstellen sollte. Dabei sind insbesondere folgende Probleme zu bewältigen:

• Medienbruch bei Nachweisen - Versand per Mail, Brief oder Fax
• Verschiedene Bewilligungszeiträume
• Unterschiedliche Kostenträger mit individuellen Modalitäten
• Nachträgliche Bewilligungen
• Plötzlicher Entfall des Anspruchs
• Lange Zahlungsziele

Um diese Anforderungen zu erfüllen, werden klare Prozesse benötigt. In der Onbeo App finden Sie alle Use-Cases mit den jeweiligen Rollen (Eltern, Träger, Abrechnungspartei, Essensanbieter) sowie ihren individuellen Zuständigkeiten vor.

BuT in der Praxis

Diese typischen Situationen aus der Praxis zeigen auf, weshalb ein professionelles BuT Management notwendig ist:

• Zuschuss läuft ab

  Der Zeitraum für den Zuschuss ist unbemerkt abgelaufen. Die Abrechnung erfolgt weiterhin mit dem Amt, das die Zahlung ablehnen wird. Diese Ablehnung wird meist erst Wochen oder Monate später bemerkt.

• Falsche Beträge werden berechnet

  Ohne die Zuordnung von Zuschüssen oder Übernahmen wird entweder dem Amt oder den Eltern der falsche Betrag in Rechnung gestellt. Das führt zu aufwendigen Korrekturen, insbesondere bei bereits abgeschlossenen Zeiträumen.

• Nachträgliche/Verspätete Kostenübernahme

  Bewilligungen enthalten bereits abgerechnete Zeiträume. Als Anbieter sind Sie für die Erstattung an die Eltern verantwortlich. Ohne ein geführtes System können hier viele Fehler passieren.

• Frühzeitiges Ende der Übernahme und nachträglicher Widerruf

  Bewilligungen enthalten meist längere Zeiträume, in denen sich das Leben durchaus so verändern kann, dass der Leistungsanspruch entfällt. Es werden Werkzeuge benötigt, um die Abgrenzung der Zuständigkeiten zu verwalten.

Wie das Onbeo System bei Bildung und Teilhabe helfen kann

Die Onbeo Plattform unterstützt Kostenübernahmen und Zuschüsse bei der Abrechnung der Mittagessen. Diese können entweder je Einrichtung oder individuell je Person hinterlegt werden. Zu jeder Kostenübernahme werden Zeiträume, Höhe und Kostenträger in einer übersichtlichen Oberfläche erfasst und sind auf einen Blick sichtbar. Die Kunden werden dabei klar informiert und sehen in der App, ob ein Zeitraum von Ihnen selbst oder vom Amt übernommen wird.

• Rechtzeitige Erinnerung bei Ablauf
• Klare Zuordnung und Kommunikation
• Automatisierte und digitale Kommunikation mit dem Amt (E-Mail, Fax, Bildungskarte)
• Robuste Prozesse für Umbuchungen/Widerrufe
• Reporting für offene Posten/Rechnungen
• Automatische Buchung bei Zahlungseingang

Fazit

Bildung und Teilhabe betrifft mehr als die reine Abrechnung. Es ist ein komplexes Aufgabengebiet mit hohen Anforderungen an Transparenz und Kommunikation. Onbeo bietet sowohl Trägern und Caterern als auch Eltern die notwendige Unterstützung, um diese zu meistern.