So gelingt der Umstieg auf digitale Essensbestellung in der Kita

Viele Kindertagesstätten organisieren das Mittagessen noch über Papierlisten, E-Mails oder mit monatlichen Abfragen. Dieser Medienbruch erzeugt großen Aufwand für die Abrechnung und bindet Kapazitäten, die woanders dringend benötigt werden.

Warum die analoge Essensbestellung nicht mehr zeitgemäß ist

Die klassiche Art der Verwaltung wird den heutigen Anforderungen an eine vielfältige und ressourcenschonende Verpflegung nicht mehr gerecht. Diese Aspekte sind dabei besonders schwierig:

• Abrechnung kostet viel Zeit
• Mangelnde Flexibilität bei Allergien, Sonderkost etc.
• Fehleranfälligkeit durch manuelle Prozesse
• Abweichungen mit der Caterer-Abrechnung
• Änderungen und Abmeldungen werden übersehen

Diese Herausforderungen lassen sich nur mit sehr hohem Personalaufwand analog bewältigen. Sie und die Kollegen sind Ansprechpartner für Eltern, obwohl im Gesamtprozess noch viele andere Beteiligte relevant sind. Diese zu koordinieren und Rücksprache zu halten, wird im Kita-Alltag immer schwieriger.

Was eine gute digitale Essensbestellung leisten muss

Wir sind der Meinung, dass jeder von der Einführung einer App für die Bestellung und Abrechnung des Mittagessens profitieren sollte. Dazu gehören:

• Online Speiseplan
• Klare Bestell- und Stornofristen mit Erinnerung
• Fehleranfälligkeit durch manuelle Prozesse
• Verwaltung von Zahlungen und Guthaben
• Übertragung an den Caterer / Export für die Küche

So haben Sie als Kita-Leitung deutlich weniger Rückfragen und eine bessere Übersicht über alle Essensteilnehmer. Die Eltern können bequem online bestellen und erhalten eine transparente Monatsübersicht. Für den Essensanbieter wird eine frühzeitige Planung möglich, ein sehr wichtiger Faktor für die Sicherung der Wirtschaftlichkeit bei der aktuellen Wirtschaftslage.

Schritt für Schritt: So gelingt die Einführung problemlos

• Schritt 1:

  Aktuellen Prozess dokumentieren

  Verschaffen Sie sich einen Überblick über den aktuellen Prozess. Halten Sie alle Schritte von der Anmeldung zum Essen über die Buchung der Gerichte bis hin zur Abrechnung/Bezahlung.

• Schritt 2:

  Rollen festlegen

  Legen Sie fest, ob Sie sich an der Organisation beteiligen oder alle Aufgaben an Onbeo abgeben wollen.

• Schritt 3:

  Fristen und Preise festlegen

  Finden Sie den besten Kompromiss zwischen Flexibilität und Wirtschaftlichkeit. Legen Sie Bestell- und Abbestellfristen fest sowie den Preis für die Essensteilnehmer.

• Schritt 4:

  Eltern informieren

  Informieren Sie die Eltern über die Bestellplattform und den damit einhergehenden Vorteilen sowie Konsequenzen (z. B. rechtzeitige Aufladung).

• Schritt 5:

  Registrierungsphase für Eltern

  Rechtzeitige Anmeldung der Essensteilnehmer sowie Erfassung von Gutscheinen nach BuT (Bildung und Teilhabe).

• Schritt 6:

  Gute Vorbereitung für den ersten Ausgabetag

  Definieren Sie einen klaren Übergang zwischen altem System und Onbeo Bestell-App. Nutzen Sie den Einrichtungszugang für einen Probelauf.

Wenn Sie sich an diese Schritte halten, steht der reibungslosen Einführung von Onbeo nichts im Wege. Achten Sie insbesondere darauf, Eltern klar zu informieren und die Wünsche, sofern möglich, einzubeziehen. Nutzen Sie die Gelegenheit, die bestehenden Sonderregeln und Sonderwege zu hinterfragen. Gerne können wir Sie dazu unverbindlich beraten.